Mi. Jul 28th, 2021

Viele Abiturienten beauftragen Event-Agenturen zur Planung des Abi-Balls

Worms – Roter Teppich, festlicher Tanzsaal, Fotograf und Sicherheitsdienst – für viele Abiturienten darf der Abiball gerne etwas luxuriöser ausfallen. Schließlich markiert er das lang ersehnte Ende der Schulzeit. Weil der Abiball immer aufwendiger und größer gefeiert wird, bieten mittlerweile auch Event-Agenturen die Planung, Organisation und Durchführung der pompösen Veranstaltung als Komplettpaket an. Das Problem: Viele Abiturienten sind mit den Verträgen, die sie dazu abschließen, überfordert. Denn läuft etwas nicht so wie geplant, müssen sie meist selbst für entstehende Kosten aufkommen – schnell geht es dann um höhere vierstellige Summen. Worauf man bei den Verträgen achten sollte, erklärt Marion Weitemeier von der Stiftung Warentest.

Schüler gilt als Veranstalter
„Das Problem ist, dass manche Eventagenturen die wirtschaftliche Unerfahrenheit der jungen Leute ausnutzen. Sie handeln zwar legal, aber das Wissensgefälle zwischen einer professionellen Agentur und einem gerade volljährigen Schüler ist einfach sehr groß. Die Abiturienten unterschreiben dann Verträge, ohne zu wissen, was dabei auf sie zukommen kann“, erklärt Marion Weitemeier. Viele wissen nicht, dass derjenige, der den Vertrag unterschreibt, für die Vertragssumme haftet. Wenn weniger Karten für den Ball verkauft werden, als vertraglich festgelegt, kann die Agentur von ihm den entstandenen finanziellen Schaden oder die Stornokosten einfordern. Einige Verträge sind so formuliert, dass der unterschreibende Schüler zum Veranstalter des Balls wird. Als solcher ist er dann unter anderem für die Sicherheit verantwortlich: Stürzt ein Gast etwa über ein herumliegendes Kabel und verletzt sich oder ist ein Fluchtweg verstellt, müsste er haften.

Gästezahl vorab genau klären
„Wichtig ist es, in der Jahrgangsstufe zunächst einmal zu ermitteln, wie die Mitschüler feiern wollen und wie viel Geld sie überhaupt bereit sind, für die Feier auszugeben. Vielleicht möchten viele gar nicht so viel Geld, wie vom Abiball-Komitee geplant, für eine Karte bezahlen. Außerdem sollte man vorab die Gästeanzahl klären: Feiert die Stufe unter sich? Oder kommen Partner, Freunde und Verwandte auch dazu? Das sollte auf jeden Fall feststehen, bevor man sich überhaupt an eine Agentur wendet“, rät die Expertin. Im nächsten Schritt gelte es dann, Angebote einzuholen und sich für eines zu entscheiden, das zum Jahrgang passt. Erst, wenn das Komitee ein Angebot ausgewählt hat, ist bekannt, wie teuer eine Abiball-Karte tatsächlich ist, und welche Leistungen im Kartenpreis enthalten sind. „Wichtig ist jetzt noch einmal abzufragen, wer viele Karten kaufen möchte und den Mitschülern auch zu erklären, welche Leistungen im Preis inbegriffen sind, am alles am besten schriftlich.“

Den Mitschülern muss klar sein, dass die Kartenbestellung verbindlich ist, weil sonst derjenige, der den Agenturvertrag unterschrieben hat, haftbar gemacht werden kann. „Die Zahl der Gäste nachträglich um bis zu zehn Prozent zu erhöhen, ist oft kostenlos“ sagt Weitemeier. Die Gästezahl zu reduzieren ist dagegen meist mit Kosten verbunden, weil die Fixkosten, wie die Saalmiete oder der DJ auf weniger Personen umgelegt werden. Vor der Unterschrift sollte man den Vertrag inhaltlich genau prüfen: Wie sind die Regelungen, wenn nicht genügend Karten verkauft werden? Können die Schüler die Zahl der Karten kostenlos erhöhen? Enthält der Vertrag alle Leistungen, die ich möchte? Sind etwa alle Getränke inklusive oder müssen manche Drinks extra gezahlt werden? Wenn ja, wie teuer sind diese Getränke dann? Welche Speisen umfasst zudem das Buffet? All das sind Fragen, die in jedem Fall geklärt werden sollten. „Je detaillierter die einzelnen Leistungen im Vertrag aufgelistet sind, desto besser. Ist beim Buffet etwa nur von einem „Gold-Standard“ die Rede, kann das alles Mögliche bedeuten“, so Marion Weitemeier. Auf keinen Fall sollte man sich zu einer Unterschrift in den Räumen der Agentur überreden lassen, sondern den Vertrag mit nach Hause nehmen und in Ruhe durchlesen. Ratsam ist es auch, die Eltern oder andere erfahrene Personen zu bitten, den Vertrag ebenfalls zu prüfen.

Veranstalter-Haftpflicht
Eine Veranstalterhaftpflicht ist sinnvoll. Viele Event-Agenturen bieten diese gleich mit an, sie ist oft im Vertrag enthalten. „Hier sollte man sich genau erkundigen, um welchen Versicherer es sich handelt und wie hoch die Deckungssumme ist. Außerdem sollte man sich die Vertragsunterlagen zeigen lassen“, betont die Expertin. Wichtig: Eine solche Versicherung übernimmt zwar die Kosten für bestimmte Schäden, nicht aber die Kosten, die durch zu wenig verkaufte Karten entstanden sind. „Dagegen kann man sich nicht absichern. Letztendlich muss jedem klar sein: Setze ich meine Unterschrift unter so einen Vertrag, bin ich finanziell verantwortlich. Man sollte sich gut überlegen, ob man das möchte.“

Kooperations-Vertrag oder Vorkasse
Manche Event-Agenturen bieten anstatt Veranstaltungs-Verträgen auch so genannte Kooperations-Verträge an. In diesem Fall liegt die Haftung bei der Agentur. Sie ist dann auch der Veranstalter des Balls. Die Karten sind in dieser Variante meist etwas teurer und die Getränke sind oft auch nicht im Eintrittspreis enthalten. Zudem wird pro Karte für den Online-Verkauf eine zusätzliche Bearbeitungsgebühr erhoben. Der Ball findet jedoch nur statt, wenn bis zu einem bestimmten Datum genug Karten verkauft wurden. Fällt der Ball aus, kann kostenlos storniert werden – das bereits bezahlte Geld wird dann bis auf die Bearbeitungsgebühr erstattet. „Diese Variante hat den Vorteil, dass das Risiko nicht auf den Schultern einer einzigen Person lastet, die für alles haften muss“, so Weitemeier. Findet sich kein Anbieter, der dieses Vertragsmodell anbietet, bleibt noch die Möglichkeit, die Mitschüler um Vorkasse zu bitten. „Bezahlen alle ihre Karten, bevor der Vertrag unterschrieben ist, hat man vorab die komplette Summe zusammen – das ist demjenigen gegenüber, der den Vertrag unterschreibt, eigentlich nur fair“, meint die Expertin. – Gewerkschaft der Polizei

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